Twój urząd skarbowy nie jest przypisany Ci na zawsze – wynika z adresu. Zmieniasz adres zamieszkania albo siedzibę firmy, a razem z nim zmienia się właściwy urząd skarbowy i trzeba to zgłosić. Pamiętaj przy tym: nie wybierasz urzędu dowolnie, „z katalogu”. Wybierasz adres, a urząd wynika z tego adresu.
Od czego zależy, który urząd skarbowy jest Twój?
Decyduje tzw. właściwość miejscowa, a tę ustala się według adresu podatnika (art. 17 Ordynacji podatkowej).
W praktyce:- osoba fizyczna i jednoosobowa działalność (JDG) – według miejsca zamieszkania;
- spółka (np. z o.o.) – według adresu jej siedziby.
Dlatego sam urząd „się nie zmienia” ot tak – zmienia się dopiero wtedy, gdy zmienisz adres, który go wyznacza.
Kiedy zmienia się urząd skarbowy?
Wtedy,
gdy zmieniasz adres istotny dla właściwości: miejsce zamieszkania (osoba fizyczna, JDG) albo adres siedziby (spółka). Powody bywają różne – przeprowadzka, rozwój firmy, potrzeba oddzielenia adresu firmowego od domowego. Co ciekawe,
żeby zmienić adres siedziby firmy, nie musisz dosłownie się przeprowadzać. Wystarczy zarejestrować firmę pod nowym, legalnym adresem – np. w wirtualnym biurze. O tym za chwilę.
Spółka z o.o. – jak zgłosić zmianę?
Tu formalności jest kilka:- Najpierw KRS – zmianę adresu siedziby zgłaszasz do Krajowego Rejestru Sądowego. Stamtąd dane trafiają do urzędu skarbowego automatycznie (zasada „jednego okienka”).
- Potem dane uzupełniające – formularz NIP-8 – KRS nie obejmuje wszystkiego. Do urzędu skarbowego dogłaszasz tzw. dane uzupełniające, m.in. miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej czy szczególne miejsca prowadzenia działalności. Służy do tego formularz NIP-8.
Ile masz czasu? Aktualizację danych (w tym na NIP-8) składasz
w ciągu 7 dni od dnia zmiany – tak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Formularz pobierzesz ze strony Ministerstwa Finansów albo wypełnisz w urzędzie. Przy okazji warto rozróżnić
zmianę siedziby (inna miejscowość) od
zmiany samego adresu w obrębie tej samej miejscowości – formalności i zapisy w umowie spółki bywają inne. Rozkładamy to na części w osobnym wpisie:
zmiana adresu spółki krok po kroku.
Jednoosobowa działalność (JDG) – jak zgłosić zmianę?
Tu jest prościej – wszystko załatwiasz jednym wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG:- Termin: zgłoszenie składasz w ciągu 7 dni od zmiany.
- Koszt: brak – wniosek jest bezpłatny.
- Reszta dzieje się automatycznie: dane z CEIDG trafiają do urzędu skarbowego, ZUS i GUS. Nie musisz chodzić do nich osobno.
Jeden wyjątek, o którym łatwo zapomnieć: jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, a nowy adres podlega innemu urzędowi skarbowemu, zaktualizuj zgłoszenie
VAT-R.
Siedziba firmy to nie to samo co Twój adres zamieszkania
W JDG adres firmy (ten z CEIDG) i Twój prywatny adres zamieszkania to dwie różne rzeczy. Możesz zmienić jeden, nie ruszając drugiego – np. przenieść adres firmy do wirtualnego biura, a mieszkać tam, gdzie mieszkasz. A jak zmianę adresu zgłasza
osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności? Najprościej – podając nowy adres w rocznym zeznaniu PIT. Można też złożyć formularz
ZAP-3, przeznaczony dla osób bez działalności zarejestrowanych w rejestrze PESEL. Pod urząd skarbowy podlega też m.in. fundacja – jej przeprowadzkę opisujemy we wpisie
zmiana adresu fundacji krok po kroku.
Gdzie w to wszystko wchodzi wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to
realny, istniejący lokal zarejestrowany zgodnie z prawem, którego adresu używasz jako adresu firmy – bez wynajmowania własnego biura i bez przeprowadzki. To żadna „luka w prawie” ani działanie „na lewo”. W dodatku ta usługa jest uregulowana. Firmy, które udostępniają adres na siedzibę, prowadzą tzw. działalność na rzecz spółek i z tego tytułu są
instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Muszą figurować w
Rejestrze Działalności na rzecz Spółek i Trustów prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową. Prowadzenie takiej działalności bez wpisu jest zagrożone karą pieniężną do 100 000 zł (art. 153a ustawy). Wniosek praktyczny: wybierając e-biuro, sprawdź, czy figuruje w tym rejestrze. My to kryterium spełniamy –
Biuro Dla MiŚa prowadzi
wirtualne biuro w Warszawie, figuruje we wspomnianym rejestrze, a adres naszych klientów podlega I Urzędowi Skarbowemu Warszawa-Śródmieście. Dzięki temu nowy adres możesz wpisać do KRS lub CEIDG, na fakturach i w wizytówce, a korespondencję odbieramy za Ciebie. Jak wygląda to od strony startującej firmy, pokazujemy we wpisie o
wirtualnym biurze dla startupów.
Na koniec
Zmiana urzędu skarbowego nie jest skomplikowana, kiedy pamiętasz zasadę: najpierw zmienia się adres, a urząd po prostu idzie za nim. Resztę załatwiasz zgłoszeniem w CEIDG albo przez KRS i NIP-8. Chcesz zmienić adres firmy bez przeprowadzki?
Odezwij się do nas – podpowiemy, jak to wygląda.
Najczęstsze pytania
1. Czy mogę dowolnie wybrać sobie urząd skarbowy?
Nie wprost. Urząd wynika z adresu: dla osoby fizycznej i JDG – z miejsca zamieszkania, dla spółki – z adresu siedziby (art. 17 Ordynacji podatkowej). Wpływ na to, który urząd będzie właściwy, masz więc przez wybór adresu, a nie przez wskazanie urzędu.
2. Ile mam czasu na zgłoszenie zmiany adresu firmy?
JDG: wniosek o zmianę wpisu w CEIDG w ciągu 7 dni od zmiany, bezpłatnie. Spółka: po zgłoszeniu zmiany do KRS dane uzupełniające zgłaszasz na formularzu NIP-8 w ciągu 7 dni od dnia zmiany (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).
3. Czy wirtualne biuro jest legalne?
Tak. To realny, zarejestrowany lokal, którego adresu używasz jako adresu firmy. Firma udostępniająca taki adres jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i musi figurować w Rejestrze Działalności na rzecz Spółek i Trustów.
