Prowadzisz jednoosobową firmę i robisz w niej wszystko? Księgowość, maile, fakturowanie, stronę, ofertę, a do tego jeszcze samą robotę, za którą płaci Ci klient. Brzmi znajomo?
Doba ma 24 godziny i ani minuty więcej – tych warunków nikt z nas nie wynegocjuje. Dlatego prędzej czy później pojawia się myśl: może część tego oddać komuś innemu? I bardzo dobrze. To się nazywa outsourcing i wcale nie jest zarezerwowany dla korporacji z piętrem działów.
Zobaczmy, co w mikrofirmie opłaca się oddać w cudze ręce, a czego lepiej pilnować samemu 😉
Delegowanie jest jak matematyka
Najczęstszy błąd początkującego przedsiębiorcy? „Zrobię sam, to zaoszczędzę”. Tyle że zwykle nic nie oszczędzasz – po prostu płacisz własnym czasem, tylko nie widzisz tego na fakturze.
Policzmy. Załóżmy, że za godzinę pracy dla klienta bierzesz 150 zł. Jeśli co miesiąc tracisz 5 godzin na segregowanie poczty, bieganie na pocztę i papierologię, to realnie „przepala się” 750 zł, których nikt Ci nie odda. A te same zadania na zewnątrz kosztują ułamek tej kwoty.
Outsourcing nie jest więc wydatkiem. To zamiana drogiego czasu na tańszą usługę – żebyś swoje godziny wkładał tam, gdzie naprawdę zarabiasz.
Co spokojnie możesz oddać?
Są obszary, w których ktoś z zewnątrz zrobi to szybciej, taniej i bezpieczniej niż Ty. Oto najważniejsze.
Księgowość i podatki
Przepisy w Polsce zmieniają się częściej niż pogoda w kwietniu. Samodzielne prowadzenie księgowości to spora szansa na błąd, a błąd w podatkach bywa drogi. Biuro rachunkowe bierze tę odpowiedzialność na siebie i pilnuje terminów za Ciebie. Dla jednoosobowej działalności to zwykle wydatek rzędu 150-400 zł miesięcznie, zależnie od formy opodatkowania i liczby dokumentów. W porównaniu z karą za spóźniony JPK albo źle rozliczony VAT – naprawdę tanio.
Korespondencja i adres firmy
Codzienne czekanie na listonosza i odbieranie poleconych potrafi rozbić cały dzień, zwłaszcza gdy pracujesz zdalnie albo w trasie. A rejestracja firmy pod adresem domowym ma dwie wady: Twój adres ląduje w CEIDG (czyli jest publiczny), a na wizytówce wygląda to… no, domowo.
Tu wchodzi wirtualne biuro. Ktoś inny odbiera Twoje listy, a Ty masz je w aplikacji – bez wizyt na poczcie. Przy okazji rejestrujesz firmę pod normalnym, firmowym adresem. My w MiŚu akurat tym się zajmujemy: adres w Warszawie, przy Placu Bankowym, od 4 zł netto za sam adres (obsługa korespondencji to wyższe pakiety). Jak to działa od kuchni i komu się opłaca, rozpisaliśmy w tekście wirtualne biuro – wady i zalety.
Przekierowanie i obieg dokumentów
Jeśli prowadzisz biznes „z plecaka” albo z drugiego końca Polski, fizyczne listy potrafią czekać tygodniami – a urząd nie lubi czekać. Usługa przekierowania poczty na wskazany adres rozwiązuje problem: ważne pismo trafia tam, gdzie akurat jesteś. Jak ogarnąć to zgodnie z prawem, opisaliśmy we wpisie o przekierowaniu poczty na inny adres.
Czego lepiej NIE oddawać
Outsourcing ma swoje granice. Są rzeczy, które są sercem Twojej firmy – oddasz je i tracisz nad nią kontrolę.
Strategia i najważniejsze decyzje
Kierunku Twojej firmy nie wymyśli za Ciebie nikt. Co sprzedajesz, komu, za ile i w którą stronę idziesz za rok – to Twoja działka. Możesz brać doradców, słuchać mądrzejszych, czytać i pytać. Ale ostatnie słowo i tak należy do Ciebie, bo to Ty za to odpowiadasz.
Relacje z kluczowymi klientami
W mikrofirmie klient często kupuje Ciebie – Twój styl, Twoje podejście, to że odbierasz telefon. Oddanie kontaktu z najważniejszymi klientami komuś innemu na wczesnym etapie to prosta droga do „jakoś mi się ta firma rozmyła”. Zaufanie buduje się twarzą, nie skrzynką zbiorczą.
Od czego zacząć?
Zacznij od rzeczy, które zjadają czas, ale nie wymagają Twojej głowy – czyli od poczty i papierów. To najłatwiejsze „pierwsze delegowanie”: ryzyko minimalne, a dzień od razu robi się luźniejszy. Resztę dołożysz, gdy firma urośnie.
A kiedy urośnie na tyle, że z wirtualnego biura trzeba będzie się wyprowadzić? O tym też napisaliśmy – kiedy warto opuścić wirtualne biuro 😉
FAQ
1. Czy outsourcing opłaca się jednoosobowej firmie?
Tak, i to zwykle od pierwszego miesiąca. Jeśli godzina Twojej pracy dla klienta jest warta więcej niż godzina spędzona na papierologii, każde zadanie administracyjne oddane na zewnątrz po prostu Ci się zwraca.
2. Co delegować w pierwszej kolejności?
Księgowość i korespondencję. To zadania powtarzalne, obarczone ryzykiem błędu i łatwe do przekazania – a przy okazji najbardziej czasochłonne.
3. Czego nie powinienem oddawać?
Strategii firmy i relacji z kluczowymi klientami. To rzeczy, na których stoi Twoja przewaga – resztę da się komuś zlecić.
4. Czy wirtualne biuro to bezpieczny sposób na obsługę poczty?
Tak. Odbiór korespondencji odbywa się na podstawie pełnomocnictwa pocztowego, więc wszystko jest zgodne z prawem. Listy są skanowane i trafiają do Ciebie w aplikacji w dniu odebrania.
